Ruta Planificación de eventos – 6 Incluso los métodos para conseguir con el programa

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Ruta Planificación de eventos – 6 Incluso los métodos para conseguir con el programa

Organización de eventos tiene éxito cuando los clientes saben qué esperar y luego consiguen. Es posible que haya alineado el mejor proveedor, la decoración más exquisita y las mejores instalaciones. Pero si la gente no sabe cuándo sentarse a cenar o al planear ir al baño, el evento va a perder algo de su brillo. Para eventos organizados involucran altavoces o actividades específicas, es importante que la planificación del programa de eventos tiene en cuenta el tiempo disponible, el tiempo requerido y los inevitables cambios de última hora. Al desarrollar el programa para su evento, cuenta la siguiente información:

1. ¿Quién es el primero?

Antes de escribir su horario de eventos, calendario, hacer una lista de todas las actividades que desea que se produzca. Luego ordenar de una manera que es natural y lógico. Por ejemplo, en lugar de la programación de un altavoz inmediatamente después de la comida, planear algo activo que mantendrá a sus invitados de conseguir sueño. En lugar de bailar o hacer el limbo de tomar una siesta durante una conversación importante. No planee un altavoz durante la primera parte de la cena. Si lo hace, los altavoces tendrá que gritar para ser escuchado en el crujido de las sillas y un sonajero de plata, por no hablar de que conseguir-a-saber-que Chatter esperanza de alentar a usted acerca de su comida servida. No sobrecargue sus invitados presentando varios altavoces o back-to-back presentaciones. Obtendrán inquieto y dejar de prestar atención, tanto insultar al último orador en la línea y perder el impacto de su presentación. Programar actividades altamente sociales al principio y al final de su programa de actos. Dale a la gente la oportunidad de ver quién está ahí primero y decir sus saludos. Entonces los relajarse y pasar un buen rato antes de ir a casa, por lo que tienen un gran recuerdo con ellos.

2. El tiempo es todo

Una vez que haya establecido un comando lógico, suave para las actividades del programa de eventos, asegúrese de planificación de eventos incluye calendario práctico. ¿Tiene una cantidad de tiempo asignado para llevar a cabo todo, y usted no quiere que su evento se mueve como un tren de carga. Tampoco lo quieres progresar a pasos agigantados. Si no hay tiempo para la relajación o el cuarto de baño se rompe, sus invitados no sean felices. Y van a ser abrumado si tratas de mantenerlos ocupados cada minuto. Hay un arte a la programación -. Planificación demasiado tiempo o muy poco de cada actividad dejará a sus invitados enojados, aburrido, o ido

veces en su programa le darán la ayudara a sus invitados anticipan sus propias decisiones Incluyendo – cuando para llenar su plato o encontrar su asiento, al hacer este humo o el baño descanso, cuando la esquina Harry por un favor especial o pregunta. También le ayudará a mantener las cosas en movimiento de acuerdo al plan, dándole puestos de control. Un programa impreso con tiempos programados mantiene a todos en la misma página que el programa del evento se desarrolla.

3. No admitir exceso su programa

Lo que usted quiere hacer no tiene que ser incluido en el programa impreso. Mantener una «sorpresa» de altavoz especial o artista a bordo le permitirá llenar el tiempo extra si debe aparecer. Su programa no tiene por qué ser tan detallados que usted no tiene la flexibilidad para cambiar las cosas que hay que cambiar para mantener el ritmo. Asegúrese de incluir las actividades principales (comida, ceremonias específicas, altavoces, actividades sociales durante el tiempo de mezcla social, o la danza) en su programa impreso, pero no incluyen todos los descansos o anuncios. Su programa debe estar estructurado lo suficiente para mantener las cosas organizadas y fluidas, pero debe ser lo suficientemente abierta como para satisfacer las necesidades imprevistas.

4. Esté preparado para los clientes seleccionados para ir por encima de su tiempo asignado

Puede haber establecido 10-15 minutos para cada orador o presentación, pero es la naturaleza humana a la deriva . Y si alguien toma 5 minutos de su presupuesto de tiempo? Y si todo el mundo se va a acabar? O se tarda más de lo esperado para crear una presentación o una pasantía? Tenga en cuenta al fijar el orden del día que incluso los mejores planes van por mal camino. Deje un poco de las actividades más específicas de lo que crees que tomarán. Y construir en algunos descansos para que los hablantes pueden obtener su aliento o los huéspedes pueden tomar el cuidado de las necesidades personales. Si usted encuentra que no es necesario el tiempo extra, mantener a los clientes o la actividad «sorpresa» en el bolsillo trasero. Se añade un poco de espontaneidad a su evento y hacerlo menos predecible. Sus invitados estarán encantados de ser «honrado» con una mirada o actividad especial.

5. Esté dispuesto a cortar la grasa o añadir un poco de chispa

Sé flexible. Nada va a ir exactamente como estaba previsto. la planificación de agenda de eventos requiere dar y recibir en el programa previsto. Tal vez uno de los altavoces está perdido en tránsito o se enferman. Tal vez su entretenimiento no puede encontrar un lugar para aparcar. Esté dispuesto a cambiar de columna y actividades en las que tiene sentido para mantener el evento en movimiento. Tiene algo extra planeada para reemplazar o agregar a su programa, si es necesario. Una gran manera de dar cabida a los atascos de tiempo no planificados es tener un maestro de ceremonias que pueden llenar el tiempo vacío con chistes e historias divertidas, de ser necesario. El maestro de ceremonias también puede caer algunas observaciones diseñadas para dar cabida a más veces. Sea flexible y no se estresan cuando las cosas no salen exactamente como ellos lo planeado. Mantén el equilibrio y la gracia, y nadie siquiera sabía que no había ningún problema en su planificación del calendario de eventos conseguir-largo.

6. Siempre que alguien revise su programa

El programa documenta el evento. Evite falta de ortografía el nombre de alguien, y no se olvide que no hay errores tipográficos en su programa. Su programa debe ser atractivo y profesional. Si usted ha desarrollado, es probable que se pierda algunos errores. Escurrir una copia de prueba y pregunte a sus amigos, compañeros de trabajo, compañeros de trabajo o los organizadores de eventos para revisarlo para usted. Muy importante: Revise la ortografía de los nombres. No hay necesidad de insultar a un orador invitado o un error tan ocasional. Cuando usted se siente cómodo con su programa, lo consigue a la impresora con suficiente antelación del evento. Creación de un pánico innecesario por esperar demasiado tiempo para tener su programa impreso es un tema-evitado fácilmente.

programas de eventos pueden ser tan simples como una lista de actividades o tan complicado como una agenda formal. La planificación del programa del evento, la naturaleza y el propósito del evento le sugerirá el tipo de programa que necesitas. Los más invitados presentes, más estructurado su programa debe ser. Si usted tiene celebridades o peces gordos de la comunidad, deben incluir sus nombres en el programa.

Lo más importante es utilizar el programa como una guía mientras se está supervisando el evento. No tire su planificación tocando de oído durante el evento. Establecer un calendario razonable, oportuna que tiene sentido y proporciona tanto la estimulación y la relajación. Sea flexible y disciplinado como su programa del evento se desarrolla. Esté preparado para hacer cambios de última hora, pero no encienda el programa de «carro de la manzana», por lo que los cambios dramáticos. Dé a sus huéspedes información suficiente para saber qué esperar, y luego darles lo que esperan. El uso de un programa del evento será una herramienta valiosa para que su evento sea todo un éxito.

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