Evento exitoso! Cómo lanzar un gran evento?

Ruta Planificación de eventos – 6 Incluso los métodos para conseguir con el programa
diciembre 16, 2015
Decorar su evento con aligeramiento adecuada para atraer a los clientes
marzo 29, 2016

Evento exitoso! Cómo lanzar un gran evento?

Si usted está planeando una fiesta o un evento exitoso, usted tendrá mucho que pensar y hacer en las próximas semanas. Ser responsable de todo, desde la ubicación de los favores del partido puede ser intimidante, pero no te preocupes. Aquí hay algunos pasos básicos que le ayudarán a planificar y promover el éxito del evento.

1. El Plan es la fiesta!

El aspecto más importante de tener un evento exitoso es planificar con éxito. Considere todos los escenarios – mejor, mala y muy mala. Ahora construir sus planes de eventos para solucionar sus sueños más salvajes y peores pesadillas. En primer lugar, ¿cuál es su objetivo? Usted está lanzando una fiesta de un amigo desde hace mucho tiempo, perdió? Usted está vendiendo un producto o servicio a sus clientes? Usted está recaudando fondos para una organización benéfica? Su propósito para que el evento debe ser el marco de referencia para todo lo que hacen a partir de ahora.

Plan no sólo lo que quiere que suceda, pero ¿qué vas a hacer si no va de esa manera. Un tiempo para hacer su investigación para dar, prestar los servicios, obtener los accesorios, y fomentar una atención óptima. Comience con los grandes elementos de la imagen, como el lugar, fecha y hora, su tema, y ​​sus metas. Su forma de trabajo hasta el más mínimo detalle, incluyendo pero no limitado a, adornos de mesa, menú y platos especiales, diseño de espacio de almacenamiento, capa. Planee flexibilidad en su horario, y que son más propensos a tener un evento exitoso.

2. estar y mantenerse Organizada

Una vez que haya establecido su plan y un programa, se adhieren a ella. Por supuesto, es inevitable que haya problemas y cambios. Pero que sea un punto para mantenerse persona organizada. Habrá muchas cosas que no puedes controlar, pero se puede controlar su propio tiempo, su salud y su actitud. Cuando usted comienza a alejarse de su plan, las cosas van a ser caótica, difícil de manejar. No dejes que las tobilleras mordedores distraerlo. Sea flexible, pero mantenga sus metas y la programación general en frente de su mente. Mantenga los materiales de planificación, contratos y correspondencia dispuestos en carpetas. Use un planificador de días para realizar un seguimiento de sus citas y compromisos. Y siempre, siempre planear «tiempo» para mantener su energía e interés en este proyecto. Mantenerse organizado como una parte fundamental de la planificación y ejecución de un evento exitoso.

3. The Venue una decisión de conducir

Una vez que tenga su plan de conjunto, su primera decisión importante será dónde localizar el evento. ¿Cuánta gente tiene previsto invitar? ¿Qué tipo de entretenimiento que usted está planeando? (El orador utilizará mucho menos espacio que una orquesta de 10 piezas de la cámara.) Usted está sirviendo una cena formal, un buffet, bocadillos? ¿Cuánto espacio tiene que ser? Usted quiere estar en un centro donde los otros servicios están disponibles? ¿Hasta qué punto está usted dispuesto a hacer que la gente viaja para llegar allí? ¿Quieres una, escenario caros elaborada? ¿O es un casual, relajado ser mejor? Cuando se conoce el tipo de lugar que desea utilizar, identificar al menos tres candidatos locales y visitar cada uno de ellos personalmente. Hable con los administradores de instalaciones. Haga muchas preguntas. Averigüe lo que ofrecerán como parte del contrato y tiene que proporcionar por su cuenta. Pregunte por ofertas formales detalladas de los candidatos, y asegúrese de que ellos sepan que están compitiendo. Esto traerá ofertas más bajas. La inversión de tiempo y esfuerzo en la selección y garantizar la instalación perfecta dará sus frutos a lo grande en la noche (o días) de su evento un éxito rotundo.

4. Desarrollar un cronograma detallado de las actividades del evento y un programa

Usted probablemente ya sabe que el tema del evento, si establece sus objetivos y ha seleccionado un lugar adecuado. Ahora lo que necesita para planificar las actividades que sean compatibles con su tema. Cuanto más grande sea el evento, el más cuidado cada actividad debe ser planificada. Para eventos grandes, necesitará altavoces y presentaciones? Ceremonias? ¿Qué tipos de actividades estás planeando? Como primer paso, sentarse y hacer una lista de todas las actividades que desea que suceda. Entonces ellos ordenar de una manera lógica que fluye. Planificar durante algún tiempo mezcla social estructurado al principio y al final de su evento éxito. Decida cuánto tiempo desea para permitir comidas, altavoces, anuncios y entretenimiento. Permitir tiempo extra para sus invitados a fumar o ir al baño. Mantenga sus huéspedes ocupados, pero no tan ocupados que nos sentimos estresados ​​o abrumados. Construir en el tiempo para la diversión y la relajación también.

5. Ahora gire Detalles

En la primera parte importante de su planificación de detalle es comida y bebida. Arreglos de comida van desde lo muy complejo de varios platos comida de brazos caídos para la olla de la suerte a presión-n-go fiesta. Usted debe decidir si usted y sus ayudantes pueden proporcionar la comida o si sería más fácil y más conveniente contratar un servicio de catering. Si se decide por un proveedor, pasar por el mismo proceso que hiciste para fijar una posición. Seleccione candidatos, entrevistar a ellos y obtener propuestas formales. Decidir el menú desde el que puede permitirse y querer servir desea que el proveedor preparar. Cuando haya tomado una decisión sobre el proveedor, la firma de un contrato con sus acuerdos esbozado muy específicamente. Los costos se dividen en artículos de línea, por lo que si tienes que hacerlo, usted puede hacer cambios para adaptarse a su presupuesto.

Muchos proveedores también ofrecen bebidas. ¿Quieres tener una barra de efectivo libre, libre o le pedimos a los clientes a hacer a su propio alcohol? ¿Quieres tener alcohol en absoluto? Si decide servir bebidas, también puede ser necesario considerar la contratación de algunos guardias de seguridad para asegurarse que las cosas no se salgan de control. Una vez más, ya sea a través de su distribuidor o como un servicio independiente, obtener propuestas formales y firmar un contrato escrito para el servicio de bebidas. (Algunos sitios ofrecen bebidas no alcohólicas como parte del contrato de arrendamiento.)

6. Enfoque en entretener a sus invitados

Una vez que se decida por la instalación del tema, y ​​la comida y la bebida, debe cerrar su entretenimiento. Para los encuentros más graves, es posible que desee contratar a un orador o pedir presentaciones. Para reuniones sociales, se debe considerar una banda u orquesta, un DJ o cómico, u otros artistas. ¿Su entretenimiento que implica la danza? Usted necesita asegurarse de que usted tiene el espacio para ello. Si utiliza un maestro de ceremonias, DJ, o cómico, un pequeño podio probablemente funcionará. Pero si usted está teniendo banda o grupo de artistas, se necesita un escenario. Puede que incluso quieren tener juegos estructurados o animación (Has oído hablar de la fiesta de misterio de asesinato?) Que sus invitados pueden participar. Si tiene que celebrar un evento de recaudación de fondos, usted podría considerar una subasta o concurso diseñado para las propuestas. Sea cual sea el entretenimiento que usted elija, asegúrese de que es adecuado para usted el tema. Y el momento de la presentación del entretenimiento después de la cena o aperitivos. Si usted tiene un altavoz, que ellos comienzan su presentación a mitad de camino, aunque la comida, por lo que no tienen que competir con la emoción de hacer que la gente se sienta, cenando conversaciones iniciales, y el tintineo de vasos y plata.

7. Cultivar sus proveedores

Para tener un evento exitoso, debe desarrollar y mantener relaciones productivas positivas con sus proveedores. El primer paso es seleccionar, proveedores confiables de renombre que vienen con buenas recomendaciones. Evite los vendedores que no pueden o no permanecer en contacto con sus otros clientes. Sea muy claro con ellos acerca de lo que necesita y cuáles son sus expectativas de ellos está. Consiga siempre sus acuerdos por escrito para evitar la confusión y la decepción posterior. Sé gentil y amable con ellos. No piense que porque usted les contrató, se puede tratar sin respeto. Su éxito del evento así puede depender de la naturaleza de las relaciones que han construido con ellos. Recuerde que el punto importante, como si el éxito del evento dependiera de ello … lo hace.

8. Tenga cuidado de ti mismo

No importa lo ocupado que se convierte o lo difícil que puede ser el trabajo, es absolutamente necesario cuidar de sí mismo. El estrés puede causar la enfermedad, y la última cosa que necesita es un mal resfriado o la gripe como su planificación está en marcha. Si se lo puede permitir, contrate a un asistente que le ayude con los detalles más finos. O conseguir que otras personas en su organización para ofrecer su tiempo. Tener a alguien de su confianza para ser una caja de resonancia de sus ideas y planes para que no se vaya por la tangente que no tiene sentido. Dos cabezas son casi siempre mejor que una.

Pero más que nada, el tiempo de construcción en sus planes para el autocuidado. Date tiempo para tomar un día en el spa o el carácter local de preservar. Construye una vez al día para meditar, leer un libro, jugar con los niños o su mascota, o visitar con los amigos. Haz lo que te gusta. Asegúrese de comer bien y descansar lo suficiente. Trate de 8 horas de sueño cada noche y tomar siestas durante el día si la necesita. Planee tiempo social también. Ir para el almuerzo o la cena con tus amigos. Pregúntele a su pareja para ir al cine. Ver una obra de teatro o ir a un concierto. Haga cosas que le mantienen interesado y positivo en la vida en general. Esto mantendrá su salud física y psicológica y su capacidad para hacer frente a las decisiones innumerables, actividades y eventos que inevitablemente surgen durante el proceso de planificación de eventos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *