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¿Cómo producir un evento

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¿Qué es un evento?

Un evento no es sólo un mero acontecimiento. Es un poderoso medio de comunicación con el que puede excitar, sorpresa, persuadir, unirse a un grupo o de hecho, con el que se puede lograr cualquier propósito de las relaciones públicas que establezca. Bien ejecutada, que puede y debe ser un hito en su vida o su empresa. Planificación y ejecución de un evento es a la vez un esfuerzo creativo y artístico que requiere la ingeniería de precisión máxima en todas sus partes y secuencias. También requiere la insistencia incansable en la calidad y el mantenimiento de un alto nivel. Su éxito depende de la habilidad artística y de organización de eventos planificador de trabajar estrechamente con su cliente en la creación del evento, planificar seleccionando su totalidad hasta el último detalle, y luego … hacer que todo suceda.

Envisioned y Producto Mensaje

La primera etapa del planificador de eventos y el cliente tiene que hacer es pensar en el evento en su totalidad. Que necesita para obtener una imagen completa de lo que quiere que el evento sea en realidad, mira, se siente como por las personas o delegados, y qué resultado que está tratando de lograr y / o cuál es el mensaje que está tratando de cruzar. Nombrando el resultado y el mensaje con mucha precisión es crucial. Sin esto en mente, la elección del lugar, horario, diseño conjunto, la iluminación o decoraciones, y muchos detalles puede terminar traicionando el propósito del evento. Ejemplos de resultados esperados pueden ser: para una fiesta corporativa que todos los empleados sienten que son parte de un equipo grande y valiosa, orgulloso de ser parte de ella, y renuevan su compromiso con la empresa y sus objetivos. El producto de una recaudación de fondos podría ser una gran cantidad de donaciones, por supuesto, pero también los participantes aseguró que están contribuyendo a un gran y digna causa, sintiendo el privilegio de ser parte de este esfuerzo, y dispuestos a contribuir aún más. El producto de un matrimonio podría ser para la novia y el novio, la familia y amigos para experimentar uno en un momento de la vida, se deje intimidar por ella, impactado emocionalmente determinar conjuntamente el mejor futuro posible, y por supuesto tener una muy buen tiempo. El resultado esperado de un lanzamiento de producto sería que los participantes desean comprar el producto, lo utilizan, más el mercado, y tener confianza en usted y el producto. Entonces, dependiendo del tipo de evento, y planificador de eventos del cliente debe designar conjuntamente el resultado imaginado que quieren el evento para dar como resultado, así como su mensaje. La planificación de cada parte y los detalles del evento y tendrá que armonizar e integrar con este mensaje o el resultado esperado.

Planificación de eventos

Predicción y secuencias

En esta etapa, la empresa de eventos en coordinación con nombres de clientes todas las partes del evento, todas sus secuencias, y todos los proveedores necesarios. El calendario de eventos es la secuencia exacta de las acciones que se producen desde el principio hasta el final. Trabajando de manera detallada le permite ver el evento completo y por lo tanto proporciona cualquier y todos los detalles que de otra manera podrían pasar desapercibidos. A medida que los invitados llegar? Ofrecemos transporte, mapas, lo que sea. ¿Qué hay de estacionamiento? ¿Qué pasa cuando los clientes entran en el recinto? Para un congreso que a veces necesitaría etiquetas de nombre, en otro caso, se debe tener una lista de clientes con un conjunto de recepción. ¿Qué ocurre entonces? Cómo conseguir las bebidas? ¿Dónde están los baños? ¿Dónde se sientan? ¿Qué tan cómodo que tiene que ser? ¿Cómo podemos obtener sus comentarios cuando se van? Estos son muy pocas de las muchas preguntas que son contestadas. Cada uno de los proveedores requerida se elige en función de su capacidad para satisfacer la demanda del cliente, tienen la calidad requerida y dentro del presupuesto del evento. El planificador de eventos se tiene experiencia con los proveedores de eventos y por lo tanto ser capaz de elegir los que son fiable y probada.

Integración y Calidad

Una vez que todas las partes tienen que integrar entre sí en términos de estilo, modelo, y alinee el mensaje y el resultado imaginado. Por supuesto mayor calidad es a menudo más caros. Un buen planificador de eventos pondrá mucho trabajo para encontrar las mejores opciones de calidad contra precio para el cliente, y en la mayoría de los casos tendrá ofertas que recibe sólo un profesional. Por eso, en muchos casos, el uso de un planificador de eventos no es el recuento final, un gasto adicional. Sin embargo, al momento de decidir la calidad requerida y aún así cumplir con uno de un presupuesto debe evaluar la elección de los elementos de la ganancia y el mensaje que se imaginaba. Reemplazar un espectáculo de láser caro con fuegos artificiales podrían, por ejemplo, crear el mismo impacto y ahorrar mucho en el presupuesto. Por otra parte, el documento mantel tejido de reemplazo de la tela puede reducir significativamente el efecto de decoraciones y menú y degradar el propio mensaje. Un buen planificador de eventos y ayudará a guiar al cliente en la toma de todas estas decisiones y cumplir con su presupuesto.

Producción de Eventos

El liderazgo y el espíritu de equipo

El planificador de eventos será el punto central de coordinación con todos los proveedores interesados ​​para asegurarse de que todo va exactamente como estaba previsto. Los buenos organizadores de eventos tienen excelentes relaciones con los proveedores que trabajan duro para mantener las oportunidades de empleo a partir de la planificación de la empresa. Los buenos organizadores de eventos también tienen excelentes cualidades de liderazgo en lograr que todos sigan su parte del evento. Hacen que todos se lleven bien y trabajar en equipo. Puede ser muy divertido para preparar un evento y debe ser.

Integridad

La integridad y profesionalismo de cada proveedor es de suma importancia. El organizador de eventos debe ser capaz de garantizar que la hora de elegir proveedores. El planificador de eventos asegura que los proveedores realizan sus tareas con precisión y demuestran integridad y honestidad. Este es uno de los servicios más valiosos que el planificador de eventos le da, porque sin ella, usted podría encontrarse frente a la logística y los detalles del evento, cuando debería estar preparándose para enseñar, para casarse, o cualquiera que sea el caso. El planificador de eventos se dedica a cuidar de todo lo que no tiene que preocuparse por ello.

Servicio al Cliente y Orientación de Servicios

cuestiones Eventos puede ser complicado con muchas partes y detalles. Las cosas también pueden surgir en el último minuto, que necesita ser atendido. Usted como cliente debe haber distracciones por todas partes y si algo inesperado subido, el planificador de eventos debe hacer su mejor esfuerzo para resolver lo que sea, hacer que las cosas aparezcan o desaparezcan. Ya se trate de un Congreso que es el cumpleaños de uno de los delegados y se desea una torta que aparezca durante el almuerzo, el planificador de eventos se hará cargo de ella. De repente necesita una seguridad configurado para un participante VIP; el planificador de eventos tendrá los contactos necesarios para dar cabida a esto de manera rápida. Por supuesto, todo lo que se debe hacer para proporcionar a cada paso requerido por adelantado. Sin embargo, si este tipo de emergencias surgen, y un planificador de eventos hace toda la diferencia y le permite permanecer sin distracción … y un buen planificador de eventos tomarán el desafío y la cara él.

Después del evento

siempre que sea posible y apropiado, siempre es bueno para obtener retroalimentación de sus invitados o participantes. Esto a menudo se pasa por alto, pero debe hacerse. Ya sea en la forma o estudiar un libro de invitados situado en la recepción, o pidiendo alrededor elegante, usted debe encontrar que logró su objetivo y en qué grado. Por ejemplo, los participantes en un lanzamiento de producto deben ser investigadas en cuanto a cómo se sienten sobre el producto y lo que van a utilizarlo. Esta puede ser la clave en la planificación del siguiente paso para que el cliente tome para comercializar su producto. Los participantes en un seminario o congreso también deben ser inspeccionados y pueden ayudar a determinar la dirección de un evento siguiente. Es parte de la profesionalidad planificador de eventos que tomar todos estos comentarios en cuenta para mejorar en su caso, la construcción de la confianza en los proveedores o, si es necesario, volver a utilizar formatos de éxito. Buen vídeo y la fotografía es más a menudo una necesidad. Como un pequeño ejemplo de las muchas cosas que pueden ser necesarios después de un evento; “Gracias” tarjetas para cualquier persona que todo salió de su camino o realizar competentemente pueden ser tratados por la empresa de eventos. No es de nuevo un buen planificador de eventos le ayudará a cuidar de todos “después del evento” detalles y asegurarse de que todo se haya completado a su satisfacción.

Por último, como un profesional en este campo durante muchos años, no puedo comenzar a decirle lo divertido que es y la cantidad de satisfacción que tengo en la creación y organización de eventos y para mis clientes. Una vez más, un evento que no es “algo que va y viene”, sino una poderosa herramienta de comunicación que bien ejecutada puede y debe ser un hito en su vida o su empresa.

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